Wat is archiveren? 6 tips voor het archiveren.
Het nieuwe jaar 2023 is begonnen, dus tijd om te archiveren. Nu hoor ik je denken, dat gebeurt toch digitaal? Voor een groot gedeelte klopt dit, maar fysiek archiveren zal nooit volledig verdwijnen. Veel bedrijven en mensen hebben behoefte aan fysiek archiveren. Goed archiveren betekent dat de gewenste informatie zo snel mogelijk kan worden teruggevonden. Archiveren kan zowel fysiek als digitaal. Hoewel in de toekomst het digitaal archiveren zal toenemen, zal fysiek archiveren nooit volledig verdwijnen. Documenten zullen altijd thuis en op kantoor aanwezig zijn.
Begin op tijd met archiveren.
Bij archiveren gaat het over het voor lange tijd systematisch opbergen van grote hoeveelheden documenten. Vaak gaat het om dossiers: een verzameling documenten met een onderlinge relatie en een gemeenschappelijk doel. Wil je aan de slag met het opruimen van je werkplek en het archiveren van documenten, begin dan op tijd. Archiveren is een klus waar de meeste mensen tegen op kijken. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat documenten of papieren kwijtraken. Zowel thuis als op kantoor worstelen klanten met de stapels papier in en om hun bureau. Bijvoorbeeld dat stapeltje aantekeningen, maar ook dat omvangrijke personeelsdossier.
Bedenk goed hoe vaak je documenten nodig hebt.
Eén van de belangrijkste vragen die je jezelf moet stellen is, hoe vaak heb ik de documenten nog nodig? Losse velletjes of documenten die je regelmatig nodig hebt, kunnen het beste op de werkplek worden bewaard in een dossiermap, L-map of clipmap. Voor documenten waar de klant niet dagelijks maar wel regelmatig bij wil kunnen, adviseer je ordners. Dossiers waar de klant niet regelmatig bij hoeft, kunnen in een dossiermap, hangmap of archiefdoos. Door de bewaarplicht zijn bedrijven wettelijk verplicht om originelen van bepaalde documenten, contracten en financiële stukken voor zeven tot tien jaar te bewaren.
Hoeveel documenten moet je archiveren?
Kleine stapels papier bewaar je anders dan omvangrijke dossiers. Omvangrijke dossiers gaan in een archiefdoos, ordner, dossiermap of hangmap. Kleine stapels papier gaan in een dossiermap, L-map, clipmap. Dossiermappen worden vaak per klant of per zaak gelabeld en gebundeld in een archiefdoos gestopt. Archiefdozen kunnen makkelijk worden gestapeld en eenvoudig in elkaar worden gezet. Daarnaast kun je gebruikmaken van bundelbeugels en opbergmechanieken. Dit maakt het opbergen van stapels papieren makkelijker.
Gebruik een bepaald systeem.
Archiveren wordt vaak op een bepaalde manier uitgevoerd. Als de klant al een uitgebreid archief heeft, moeten de nieuwe documenten waarschijnlijk ook hierin worden gearchiveerd. Oud archief mag na een aantal jaar worden vernietigd. Schuif het archief door en plaats nieuwe archiefdozen of ordners op de nieuwste plek.
Archiveer alfabetisch.
Misschien een logische tip, maar alfabetisch archiveren zorgt ervoor dat je dossiers makkelijk kunt terugvinden. Moet je van de belastingdienst toch boekjaar 3 laten zien, klant X, dan kan een alfabetische archivering je een hoop tijd schelen.
Label je archief
Vergeet het archief niet te labelen. Alle archiefdozen en ordners lijken namelijk op elkaar. Dit kun je eenvoudig doen met een Dymo labelwriter. Label per jaargang, per maand, per klant of per crediteur. Kies zelf een handig systeem.
Conclusie
Archiveren speelt nog steeds een belangrijke rol binnen een bedrijf. Veel bedrijven hebben zowel een digitaal als een fysiek archief. Ondanks dat digitaal archiveren een steeds grotere rol zal gaan spelen, zal fysiek archiveren blijven bestaan. Een goed archiveersysteem is een belangrijk onderdeel van een succesvol bedrijf. Het bespaart de klant tijd, geld en ergernis! Het gebruik van de juiste hulpmiddelen is daarbij een belangrijke factor. Voor het goed archiveren kun je de volgende producten gebruiken. Ordners, archiefdozen, dossiermappen, L-mappen, clipmappen en hangmappen. Om deze mappen geordend op te ruimen, kun je denken aan draaideurkasten, roldeurkasten of schuifdeurkasten.
