Efficiënte kantoororganisatie
In het digitale tijdperk lijken ordners een ouderwets middel om je administratie te organiseren. Een groot deel van onze informatie slaan we inmiddels digitaal op met back-ups in beveiligde datacentra. Toch is er nog altijd een informatiestroom waarbij fysieke opslag nodig is. Originele documenten die je vanwege de fiscale bewaarplicht wilt archiveren. Dan blijken die ordners weer erg handig en nuttig.
Archiveringssystemen
Er zijn veel verschillende manieren om je administratie te archiveren. Hieronder geven we een aantal populaire systemen voor een efficiënte kantoororganisatie. Scheidingsbladen helpen je bij het creëren van overzicht in je ordners.
- Alfabetisch
De meest gebruikte methode. Bijvoorbeeld A,B,C.
- Numeriek
Numeriek wordt gerangschikt op nummer. Zoals bij 1-2-3. Maar het kan natuurlijk ook op jaartal zijn, (zoals eerst 2007, dan 2006 enz. )
- Alfanumeriek
Gerangschikt volgens de letters van het alfabet en gerangschikt op nummer. Dus op a-b-c, maar ook op 1-2-3. (Bijvoorbeeld a1 komt voor a2. )
- Chronologisch
Op volgorde van tijd. Bijvoorbeeld; de oudste stukken onderop. (Bijvoorbeeld van oud naar nieuw.)
- Op kleur
Stop alle administratie van een bepaald jaar in blauwe ordners. Ordners zijn in allerlei kleuren verkrijgbaar.
- Rubriceren
Categorieën waarin iets verdeeld kan worden.
Overige opbergsystemen
Naast ordners zijn er natuurlijk ook andere archiveringsmiddelen en opbergsystemen voor langere of korte termijn. Denk aan archiefdozen versus en hangmappen of gewone mappen voor documenten die je veelvuldig ruikt.
Meer weten?
Wil je meer weten over de mogelijkheden en advies over wat het beste past bij jouw bedrijfsvoering? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
Neem contact op
