Plannen is dé manier om je werk overzichtelijk(er) te maken. Maar hoe breng je die planning duidelijk in beeld, niet alleen voor jou, óók voor je collega’s? Met een visuele kapstok, want dat betekent: beter overzicht, minder stress en meer focus. Een planbord of whiteboard is hiervoor het ideale hulpmiddel.
Om in je werk alle ballen in de lucht te houden, heb je overzicht nodig. En dus een goede planning.
Wellicht heb je hiervoor je eigen systeem in de vorm van taken- en to do-lijstjes: op papier of met een app. Maar je bent niet de enige als je daarnaast ook nog
- Post-Its op je computer plakt of een extra briefje naast je muismat hebt liggen.
- Je bovendien regelmatig een sms, een appje of mailtje naar jezelf stuurt als reminder.
- Daarnaast wellicht ook nog taken in je agenda schrijft of op de flip-over of het whiteboard achter je.
Dat zijn wel een heleboel verschillende lijstjes.
Dat je iedere keer op allerlei verschillende plekken moet zoeken naar taken en andere dingen die je niet mag vergeten, zorgt voor onrust en niet zelden voor stress. Weg overzicht en nog erger: het werkt het doen van de juiste dingen op het juiste moment hartstikke tegen.
Eén takenlijst is fijn voor je brein
Stel je nou eens voor, dat je dit allemaal in één overzicht samenvat. Zodanig, dat je in één oogopslag precies weet wat je doelen en taken zijn. Niet alleen vandaag, maar ook morgen, deze week, deze maand, dit kwartaal of zelfs dit jaar. Noem het maar een visuele kapstok.
Wedden dat je daardoor veel meer en vooral beter overzicht krijgt en houdt. En dat betekent rust in je hoofd, minder stress en bovenal: meer focus. En dat laatste zorgt ervoor dat je veel productiever kunt zijn. En dus iedere dag slimmer kunt werken. Bovendien heb je hierdoor je hoofd vrij voor ongeplande tussendoortjes én om echt creatief te zijn.
Planbord als visuele kapstok
Nu zijn er tegenwoordig veel digitale oplossingen beschikbaar om zo’n visuele kapstok in te richten, maar voor veel mensen is een ‘old-school’ planbord nog altijd de beste oplossing. Vooral als je in teamverband werkt en iedereen gebaat is bij een helder overzicht (zeker nu de zomervakantie voor de deur staat; hoe handig is het dan als alle taken goed gepland zijn en iedereen kan zien wat hem of haar te doen staat terwijl de rest van het team lekker in een luie stoel op het strand ligt).
Het grote voordeel van een planbord is dat alle collega’s in één oogopslag kunnen zien wat de planning van de dag, de week of de maand is. Bovendien, het planbord is zo universeel, dat het bruikbaar is in ieder soort organisatie.
Planborden in alle soorten en maten
Er zijn allerlei soorten planborden te koop:
- Jaar-, maand- en weekplanners
- Speciale personeelsplanners
- Projectplanners of miniplanners (ook handig om onderweg mee te nemen)
- Het klassieke T-kaart systeem is nog altijd erg geliefd en veel gebruikt. Het voordeel: de T-vormige kaarten zijn leverbaar in diverse breedtematen en kleuren en die stop je in modulaire panelen. Je kunt het T-planningsysteem met deze panelen dus oneindig blijven uitbreiden als je organisatie groeit.
Magnetische planborden (whiteboard)
Je kunt ook kiezen voor een magnetische whiteboard (bijvoorbeeld van emaille of, nog cooler: van glas) met voorbedrukte indeling, bijvoorbeeld met een jaarindeling, een maandindeling of een weekindeling.
DIY-tip: je kunt gemakkelijk zelf een indeling maken op het whiteboard met behulp van verdeeltape, verkrijgbaar in allerlei maten en kleuren.
Of je kiest voor de kant-en-klare planningsets, speciaal voor magnetische borden. In zo’n planningsset zitten o.m. symbolen, markers, magneetstroken, etikethouders en datumstrips. Super handig dus.
