Scrollvrije inbox
De inbox blijft maar vollopen en voordat je het weet, ben je alleen nog maar met je mail bezig en kom je niet toe aan je kernwerkzaamheden. Plan daarom je mailmomenten in. Bijvoorbeeld twee keer per dag een half uur. En neem direct een beslissing over je mailtje wanneer je het geopend hebt. Daarmee behoudt je een scrollvrije inbox, overzicht over je werkzaamheden en kom je aan je “echte” werk toe.
Afspraak met jezelf
Vergaderingen, overleggen, klantafspraken, ze zorgen ervoor dat je dag zich snel helemaal opvult. En dan moet je ze eigenlijk ook nog voorbereiden en/of verslagen ervan schrijven, maar wanneer? Door hiervoor tijd te reserveren in je agenda en dus een soort “afspraak met jezelf” te maken kom je er wel aan toe.
Automatiseer
Je kunt heel druk zijn met alle nieuwsbrieven, cc-mailtjes, of spam mail die je inbox mede doen vollopen. Daarnaast zorgen ze ook nog eens voor dat je de belangrijke mailtjes niet meer zo makkelijk kunt terugvinden.. Door slim gebruik te maken van Outlook met het gebruik van bijvoorbeeld snelle stappen en regels laat je het programma voor je werken. Het kost je veel minder tijd en biedt je direct overzicht.
Pauze
Er wordt vaak gedacht dat doorwerken tijdens de lunchpauze of het overslaan van koffiepauze maakt dat het werk sneller afkomt. Helaas is het tegenovergestelde het geval. Je concentratieboog is beperkt en je energie moet regelmatig opgeladen worden. Dus neem regelmatig een pauze, maak korte sprintjes van bijv. 20 minuten en haal dan een lekker kopje thee of koffie, een gezond glas water of maak een wandelingetje buiten.
Niet storen
Een pingeltje van een nieuwe berichtje op je mobieltje, een pop-up van een nieuw mailtje, een collega die je even iets wilt vragen. Dit zijn allemaal onderbrekingen die je uit je concentratie halen en je aandacht direct opeisen. Door notificaties van je mobiel en mailprogramma uit te zetten, beperk je het aantal onderbrekingen. Een tijdschriftencassette. Deze handige opbergcassettes nemen in verhouding weinig ruimte in beslag en vallen niet meer om als je ze rechtop neerzet. Prik vervolgens een vast moment in de week, bijv. 1 bepaalde dag en dan na je lunchpauze om ze allemaal te lezen. Op deze manier blijf je bij in je vak.
Leeg hoofd
Om rustig te kunnen werken is het belangrijk dat je overzicht hebt over al je werkzaamheden en daarin de juiste prioriteit kunt stellen. Schrijf alle taken en to do’s op, bijv. in je digitale takenlijst of een notitieblok en wordt een leeghoofd. Gebruik je hoofd voor alle denkwerkzaamheden en laat je digitale of schriftelijke takenlijst je werkzaamheden voor je onthouden.
To do’s
Je takenlijst kan soms zo ellenlang zijn; je weet van tevoren dat het je niet lukt om ze allemaal af te handelen in 1 dag. Bepaal om deze reden per dag 3 to do’s/taken die je echt af wilt of moet hebben die dag. Op deze manier maak je je planning haalbaar en houdt je een prettig gevoel over aan je werkdag.
Overzicht
Stapels papieren en/of volle inboxen geven een gevoel van stress en chaos. Om het overzicht hierin te verkrijgen en behouden is het gebruik van mappen in je mail of archiefbakjes op je bureau raadzaam. Een onderscheid dat je hierin kunt hanteren is “actie deze week”, “actie later”, “afwachten”, “nog lezen” en/of “archiveren”.
Moeiteloos Werken
Lisette komt regelmatig bij ons in de showroom om ideeen en adviezen op doen voor haar trainingen. Met name de productgroep opbergmiddelen heeft haar interesse, omdat zij deze producten vaak gebruikt voor haar clienten om ze te begeleiden naar een overzichtelijke en functionele werkomgeving. Als werkplektrainer en productiviteitscoach traint Lisette Beijnes drukbezette medewerkers en managers die last hebben van een volle inbox, gebrek aan overzicht en tijdtekort. Zij leert hen hoe ze slimmer kunnen werken met behulp van de Moeiteloos Werken-trainingen; deze trainingen/ individuele trajecten zijn inclusief begeleiding op de werkplek (zie ook www.moeitelooswerken.nl). Daarnaast is ze trainer voor de Beroepsvereniging (NBPO).
Bij interesse kun je mailen naar lisette@moeitelooswerken.nl of bellen naar 06-54756797 (of maak kennis via https://nl.linkedin.com/in/lisettebeijnes).
